Styrk den løbende dialog mellem foreningslivet og klubber om anvendelse, udnyttelse og fordeling af idrætsfaciliteterne i kommunen. Med HallMonitor aktivitetsregistrering kan I tage en åben dialog baseret på fakta og få brugerne til at tage et medansvar.

En bedre dialog med foreninger og klubber om anvendelsen og fordelingen af idrætsfaciliteter er noget, alle kommuner ifølge et pilotprojekt støttet af Lokale- og Anlægsfonden (LOA) nævner som baggrund for at anvende aktivitetsregistrering. (Strategiske potentialer i registrering af aktiviteter, juni 2021, Idrættens Analyseinstitut, Peter Forsberg & Daniel Hayman). Årsagen er, at en lang række kapacitetsundersøgelser i kommunerne har vist, at bookede tider ikke benyttes.

I forvaltningerne landet over har det dog været svært at få hul på dialogen, da man har manglet et tilstrækkeligt datagrundlag for, hvor meget anlæggene reelt benyttes. Med aktivitetsregistrering i 23 kommuner, støttet af LOA (rapport juni 2021), fik kommunerne et langt mere præcist og aktuelt overblik over udnyttelsen af idrætsfaciliteterne. I mange kommuner skabte det grundlaget for en god dialog med brugerne.

Med aktivitetsregistrering kan kommuner i dag digitalisere arbejdet med at afdække ledige haltider og lave en fair fordele blandt foreninger og klubber i kommunen. HallMonitor kan nemlig give et indblik i, hvor stort presset er på hvert enkelt anlæg i realtid og kan sammenholde aktiviteten med bookingsystemer.

I Odense spiller foreninger og klubber med

Udgangspunktet for fordelingen af hal- og banetider har typisk været seneste års fordeling. I mange kommuner har foreningerne langt hen ad vejen kunne beholde tider, når de søger dem igen. Et manglende datagrundlag har desuden gjort det svært at tildele tider til nye foreninger eller andre midt i sæsonen.

Odense Kommune, som oprindeligt var en del af pilotprojektet, og siden har arbejdet systematisk med HallMonitor, har i dag opnået en rigtig god dialog med foreninger og klubber, hvor der er sket en adfærdsændring væk fra ’plejer’. Foreninger er i dag blevet opmærksomme på, at ubrugte tider bliver registreret, og de er generelt ikke interesserede i at have alt for mange bookinger, de ikke bruger. Samtidig kan de se formålet med at skabe plads til alle i hallerne:

”Vi har i høj grad oplevet, at foreningerne er bedre til at møde op til de tider, de rent faktisk har booket. De er bevidste om, at vi får en tilbagemelding på, om der er brugere i hallen på de tidspunkter, som de har booket. De ved jo også, at det er et rigtig dårligt signal, hvis de gentagne gange udebliver fra bookede tider, hvis de samtidig kommer med ønsker om flere haltider eller om at udvide faciliteterne. Bruger de ikke tiderne, er der jo en reel risiko for, at de går til nogle andre,” siger Rasmus Vestergaard Tander, Fritidskonsulent under Fritid og Folkeoplysning i Odense Kommune.

Analysen med HallMonitor har bl.a. medført, at Odense Kommune i dag stiller krav til foreningerne om at være opmærksomme på kun at booke de tider, de skal bruge. By- og Kulturforvaltningen har derudover revideret fordelingsprincipperne for haltider, så nye græsrodsbevægelser også kommer i betragtning, når haltiderne skal fordeles.

Se hele casen: Målrettet indsats skal afhjælpe et presset idrætsliv i Odense

‘Mindre spild – mere spil’ i Lyngby Taarbæk

I Lyngby Taarbæk Kommune er det med HallMonitor aktivitetsregistrering lykkedes at løfte anvendelsesgraden på diverse idrætsanlæg med 10 procentpoint i perioden fra 2021 til slutningen af 2022.

Under overskriften ’Mindre spild – mere spil’ gik Lyngby Taarbæk Kommune i 2021 i gang med en systematisk indsamling af data i en periode på 16 uger. Det viste sig blandt andet, at mere end 7 ud af 10 bookede tider ikke anvendes. Det harmonerede bestemt ikke med kommunens udfordringer med at understøtte de lokale idrætsforeninger.

”Projektet bekræftede vores antagelse om, at der var tider, der ikke blev brugt. Det kunne være, fordi træneren var blevet syg, der skulle spilles kamp i weekenden, og at man derfor droppede torsdagstræningen. Fordi der ikke har været en formaliseret kultur for at afmelde, skete det ikke, og tiderne gik til spilde”, lyder det fra Jakob Kloster Pedersen, projektleder i Lyngby-Taarbæk Kommune.

Et konkret tiltag, der er afledt af projektet, er, at der i dag på ugentlig basis bliver fulgt op på diverse foreninger. Bruger foreninger og klubber ikke en booket tid, modtager de i første omgang en mail. Sker der udeblivelser flere gange, tager forvaltningen fat i foreningen, der i værste fald kan miste tiden.

”Vi kan tage dialogen med en given forening på et konkret grundlag. Netop dialogen med brugerne er essentiel for at opnå en reel forandring. Faktisk har det vist sig, at overblikket har gjort det muligt for store foreninger med mange medlemmer at optimere brugen af tider, fordi de er blevet bevidst om, at der er tider, de faktisk ikke har fået udnyttet”, lyder det fra Jakob Kloster Pedersen.

Se hele casen: Lyngby-Taarbæk har optimeret brugen af haltider markant

4 fordele ved digital aktivitetsregistrering

Blandt foreninger og klubber er der godt opbakning til digital aktivitetsregistrering, hvor formålet er at øge ledig kapacitet og opnå en mere fair fordeling hen over sæsonen.

1. Fair fordeling af tider
Aktivitetsregistrering gør det nemmere at tildele foreninger den hal- og banetid, de rent faktisk har brug for. Det giver en mere fair fordeling af tider frem for at det er baseret på ‘plejer’.

2. Plads til nye foreninger
Kommer der henvendelser fra foreninger i løbet af sæsonen for at få hal- og banetider har forvaltningen et bedre over blik over, hvor der er frie tider – herunder tider i faciliteter, som er booket, men ikke bruges.

3. Nem tilpasning hen over sæsonen
Det er langt nemmere at fordele tider i kortere perioder, så fordelingen af hal- og banetider inde og ude kan tilpasses foreningernes behov hen over sæsonen alt efter årstiden

4. Nemmere adgang for øvrige borgere
Det er nemmere at booke/få adgang til faciliteter uden at være medlem af en idrætsforening.