Lyngby Taarbæk Kommune
- Optimering af anvendelsesgraden af kommunens idrætsanlæg
- Kultur og fritid
- 2021-2022
Lyngby-Taarbæk har optimeret brugen af haltider markant
I Lyngby-Taarbæk Kommune med næsten 60.000 indbyggere og mange idrætsudøvere er det lykkedes at løfte anvendelsesgraden af kommunens idrætsanlæg med 10 procentpoint på blot et år.
Lyngby-Taarbæk Kommune har med knap 60.000 indbyggere masser af aktive idrætsudøvere. Det giver et stort pres på kommunens idrætsanlæg. Derfor blev det i 2021 besluttet at handle på det, man egentlig godt vidste; at der var huller i kalenderen og hal- og banetider, der ikke blev brugt. Monitoreringen af halaktiviteten blev sat i system – og data gav værdifuld viden, der siden er omsat til konkrete initiativer.
For få faciliteter
Sportsgrene som fodbold, håndbold og badminton er særdeles populære, og der er derfor hvert forår stort pres på, når der skal tildeles træningstider i Lyngby-Taarbæk.
”Vores primære udfordring er, at vi har for få faciliteter i forhold til efterspørgslen. Vi har foreninger, der har store ventelister, men vi har simpelthen ikke tider at tilbyde dem. Det er hvert år et puslespil at få det til at gå op”, fortæller Jakob Kloster Pedersen, der er projektleder i Lyngby-Taarbæk Kommune.
For mange fejlkilder
Ifølge Jakob Kloster Pedersen var det en frustrerende situation for alle partner – ikke mindst fordi man vidste, at der var huller i brugen af kommunens faciliteter.
”Vi vidste, at der var faciliteter, som ikke blev brugt, men vi manglede et faktuelt grundlag at handle ud fra.”
Halpersonalet har jævnligt observeret, at der er brugere, der ikke er dukket op til en booket tid. For år tilbage blev der lavet en manuel optælling i en periode, men det er tidskrævende og giver ikke altid det præcise billede.
“Sådan en optælling er jo behæftet med masser af fejlkilder og er desuden kun et øjebliksbillede, så det er ikke rigtig noget, vi har kunnet bruge i fordelingsarbejdet eller til at træffe beslutninger på baggrund af,” fortæller Jakob Kloster Pedersen.
Ud fra en ambition om at kommunens sportsfaciliteter selvfølgelig skal anvendes så optimalt som overhovedet muligt, blev det i 2021 besluttet at sætte fokus på området.
Kortlægning af aktivitet med HallMonitor
HallMonitor blev installeret og arbejdet med at indhente, samkøre og bearbejde de data, som HallMonitor gav adgang til, blev sat i system. Det var der ifølge Jakob Kloster Pedersen flere gode grunde til.
”I forhold til borgerne var det vores håb, at vi ved hjælp af data kunne få overblik over tider, der var reserverede, men som ikke bliver brugt. I stedet for at gå til spilde kunne tiderne bruges til at understøtte endnu flere idrætsudøvere.”
“I forhold til den kommunale drift var det også yderst relevant at få kortlagt, om der er faciliteter, som holder åbent uden at blive brugt, og om de penge med fordel kunne bruges et andet sted. Forud for projektet, havde kommunen ikke de samme data og vidensniveau at træffe beslutninger ud fra,” fortæller Jakob Kloster Pedersen.
Mindre spild mere spil
Under overskriften ’Mindre spild mere spil’ gik man i gang med en systematisk indsamling af data i en periode på 16 uger. Det viste sig blandt andet, at mere end syv ud af ti bookede tider ikke anvendes, hvilket altså ikke harmonerer med kommunens udfordringer med at understøtte de lokale idrætsforeninger.
”Projektet gav syn for sagen og bekræftede vores antagelse om, at der er tider, der ikke bliver brugt. Det kan være, fordi træneren er blevet syg, eller der er kamp i weekenden, og man derfor dropper torsdagstræningen, men fordi der ikke har været en formaliseret kultur for at afmelde, er det ikke sket, og tiderne er gået til spilde”, lyder det fra Jakob Kloster Pedersen.
Vigtig dialog med brugerne
Jakob Kloster Pedersen og de øvrige medarbejdere i forvaltningen har siden monitoreringen blev påbegyndt haft et faktuelt talmateriale at tage udgangspunkt i.
Et konkret tiltag, der er afledt af projektet, er, at der i dag på ugentlig basis bliver fulgt op på diverse foreninger. Bruger de ikke en booket tid, modtager de i første omgang en mail. Sker der udeblivelser flere gange, tager forvaltningen fat i foreningen, der i værste fald kan miste tiden.
”Problemet har hidtil været, at arbejdet med det ikke var sat i system, og der har ikke været opfølgning, men det er der i dag. Vi kan tage dialogen med en given forening på et konkret grundlag, og netop dialogen med brugerne er essentiel for at opnå en reel forandring. Faktisk har det vist sig, at overblikket har gjort det muligt for store foreninger med mange medlemmer at optimere brugen af tider, fordi de er blevet bevidst om, at der er tider, de faktisk ikke har fået udnyttet”, lyder det fra Jakob Kloster Pedersen.
Målbar effekt af indsatsen
Jakob Kloster Pedersen mener også der er et arbejde at gøre på skoleområdet, hvor der har vist sig at være meget spildtid.
Skolerne har nogle andre rammer og behov end de almindelige fritidsbrugere, hvorfor der forventeligt vil være spildtid. Spildtiden kan dog minimeres ved at kigge nærmere på skolernes reelle behov for haltid, og også her skal der fokus på at indrapportere, hvis der sker ændringer, som f.eks. at der er projektuge, eksamensperiode og lignende. Den slags udsving er der kommet meget større fokus på.
Med den foreløbige indsats er det allerede lykkedes at løfte anvendelsesgraden på diverse idrætsanlæg med 10 procentpoint i perioden fra 2021 til slutningen af 2022.
Brugen af data sikrer desuden en bedre og mere fair fordeling, og viser det sig, at en forening søger om fem timer, men reelt har brugt fire, så får de kun tildelt fire.
”Vi har fået et langt bedre udgangspunkt for såvel fordeling som justering, og går man som borger ind på WannaSport – som er en portal, hvor man kan se ledige tider – er der i dag også fornuftige ’primetime’ tider at finde og ikke udelukkende de mindre attraktive tider lørdag aften og søndag eftermiddag”.
Optimering og bedre udnyttelse af ydertider
De konkrete erfaringer skal nu forankres, så de bliver en del af det daglige arbejde, men det stopper ikke her.
Målet er at blive endnu bedre – f.eks. til at kommunikere ud, når der er ledige tider. Det kunne være i jule- og sommerferien, hvor aktiviteten ofte daler.
Første skridt har været at få kortlagt den ledige kapacitet. Processen med bedre udnyttelse af ydertiderne efter klokken 21 eller tidligt lørdag morgen, hvor de færreste har mod på at dyrke foreningsidræt, er også ’ongoing’.
”Den udfordring kræver helt klart, at vi tænker lidt ud af boksen. Vi har blandt andet forsøgt med ’åben hal’ arrangementer og at invitere private ind, og vi kommer til at eksperimentere med flere lignende tiltag, så nye brugergrupper forhåbentlig bliver bevidste om, hvad vi har at tilbyde”.
Nysgerrig på at høre mere?
+45 9395 9388
info@hallmonitor.dk
Man-torsdag kl. 8 - 16
Fredag kl. 8 - 15
