Stärk dialogen mellan föreningar och kommuner med digital aktivitetsregistrering

Med HallMonitors aktivitetsregistrering blir det enklare att skapa en dialog mellan föreningar och kommunens förvaltning – baserad på fakta. Användarna får samtidigt ett gemensamt ansvar för hur anläggningarna används.

Enligt en pilotstudie, stödd av Den Danska Fonden för Kultur- och Idrottsanläggningar (LOA), är en förbättrad dialog med föreningarna en av de främsta anledningarna till att kommuner inför aktivitetsregistrering
(källa: Strategiske potentialer i registrering af aktiviteter, juni 2021, Idrættens Analyseinstitut, Peter Forsberg & Daniel Hayman).

Bakgrunden är att många kapacitetsundersökningar har visat att en stor andel bokade tider inte används. Tidigare har dialogen varit svår att inleda eftersom underlaget för faktisk användning saknades. Med aktivitetsregistrering i 23 kommuner fick förvaltningarna en betydligt mer precis och aktuell bild av hur deras anläggningar utnyttjas, vilket lade grunden för en konstruktiv dialog med användarna.

Med digital aktivitetsregistrering kan kommunerna nu digitalisera arbetet med att synliggöra lediga halltider och fördela tider rättvist mellan föreningarna. HallMonitor ger dessutom realtidsinsikt i belastningen på varje anläggning och kopplar aktivitetsdata till bokningssystemet.

I Odense deltar föreningarna aktivt

I många kommuner har fördelningen av tider länge baserats på föregående års schema. Föreningarna har i stor utsträckning fått behålla sina tider, och bristen på data har gjort det svårt att tilldela tider till nya aktörer under säsongen.

Odense kommun, som deltog i pilotprojektet, har därefter arbetat systematiskt med HallMonitor. I dag förs en öppen och faktabaserad dialog med föreningarna, som har gått bort från tanken om ”vi brukar”. Föreningarna är nu medvetna om att registrera oanvända bokningar och undviker att hålla tider de inte använder. Samtidigt förstår de värdet av att skapa utrymme för fler.

”Vi upplever att föreningarna är mycket bättre på att faktiskt dyka upp till sina bokade tider. De vet att vi får en notis om lokalen används eller inte, och de förstår att det skickar fel signal att utebli, särskilt när de samtidigt efterfrågar fler halltider eller större lokaler. Om tiderna inte används finns risken att de går till någon annan,” säger Rasmus Vestergaard Tander, fritidskonsulent i Odense kommun.

Analysen med HallMonitor har också lett till att kommunen nu kräver att föreningarna endast bokar tider de faktiskt tänker använda. Dessutom har principerna för halltidsfördelning setts över, så att även nya och mindre aktörer får plats.

Less waste – more play i Lyngby-Taarbæk

I Lyngby-Taarbæk kommun har HallMonitors aktivitetsregistrering gjort det möjligt att öka utnyttjandegraden av idrottsanläggningarna med 10 procentenheter mellan 2021 och 2022.

Under projektet “Less waste, more play” samlade kommunen in aktivitetsdata under 16 veckor. Det visade sig att över 70 procent av de bokade tiderna inte användes – något som stod i kontrast till föreningarnas behov av fler tider.

”Projektet bekräftade våra antaganden om outnyttjade tider. Det kan bero på sjukdom, matcher på andra dagar eller att träningen ställts in – men eftersom det inte funnits någon kultur att avboka, har tiderna gått till spillo,” säger Jakob Kloster Pedersen, projektledare i Lyngby-Taarbæk kommun.

Som en konkret åtgärd följer kommunen nu upp föreningarnas bokningar varje vecka. Vid utebliven närvaro skickas en påminnelse, och vid upprepade tillfällen tas kontakt med föreningen – i värsta fall kan tiderna dras in.

”Vi kan nu föra dialogen med varje förening på ett faktabaserat sätt. Dialogen är avgörande för verklig förändring. Dessutom har överblicken gjort det möjligt för stora föreningar att optimera sina tider, eftersom de har blivit medvetna om de bokningar de inte använt,” förklarar Pedersen.

Fyra fördelar med digital aktivitetsregistrering

1. Rättvis fördelning av tider
Aktivitetsregistrering gör det lättare att fördela hall- och plantider efter faktisk användning, vilket leder till en mer rättvis och transparent process.

2. Utrymme för nya föreningar
När nya föreningar söker tider under säsongen får förvaltningen en tydlig överblick över ledig kapacitet – även i bokade men outnyttjade tider.

3. Flexibilitet under säsongen
Tider kan enklare tilldelas för kortare perioder, så att fördelningen bättre anpassas efter behoven under årets gång.

4. Enklare tillgång för invånare
Tillgängliga tider blir synliga även för medborgare som inte är medlemmar i en förening, vilket gör det lättare att boka och främjar mer aktivitet i kommunens anläggningar.