- Mån-tors: 8.00-16.00
- Fre: 8.00 -15.00
- info@hallmonitor.se
- +45 93 95 93 88
I Lyngby-Taarbæk kommun, med nästan 60 000 invånare och många idrottsutövare, har utnyttjandegraden för kommunens idrottsanläggningar ökat med 10 procentenheter på bara ett år.
Lyngby-Taarbæk kommun, med knappt 60 000 invånare, har många aktiva idrottsutövare. Detta sätter stort tryck på kommunens idrottsanläggningar. År 2021 beslutades det därför att ta itu med det man redan misstänkte: att det fanns luckor i schemat och outnyttjade hall- och plantider. Övervakningen av hallaktiviteten systematiserades, och den insamlade datan gav värdefulla insikter som sedan har omsatts i konkreta initiativ.
Sporter som fotboll, handboll och badminton är mycket populära, och varje vår är efterfrågan stor när träningstiderna fördelas i Lyngby-Taarbæk.
”Vår största utmaning är att vi har för få anläggningar i förhållande till efterfrågan. Vissa föreningar har långa kölistor, men vi har helt enkelt inga tider att erbjuda dem. Varje år är det ett pussel att få allt att gå ihop,” säger Jakob Kloster Pedersen, projektledare i Lyngby-Taarbæk kommun.
Enligt Jakob Kloster Pedersen var situationen frustrerande för alla parter – särskilt eftersom man visste att det fanns outnyttjade anläggningar.
”Vi visste att vissa anläggningar inte användes, men vi saknade en faktisk grund att agera utifrån.”
Hallpersonalen hade regelbundet observerat att vissa användare inte dök upp till sina bokade tider. För några år sedan genomfördes en manuell räkning under en period, men den var tidskrävande och gav inte alltid en korrekt bild.
”En sådan räkning är utsatt för många felkällor och är bara en ögonblicksbild, så det var inget vi egentligen kunde använda i fördelningsprocessen eller i beslutsfattandet,” säger Jakob Kloster Pedersen.
Med en tydlig ambition att säkerställa att kommunens idrottsanläggningar används så optimalt som möjligt beslutade man 2021 att fokusera på frågan.
HallMonitor installerades, och arbetet med att samla in, sammanställa och bearbeta den data som HallMonitor tillhandahöll systematiserades. Enligt Jakob Kloster Pedersen fanns det flera goda skäl till detta.
”För medborgarna hoppades vi att datan skulle ge oss en överblick över reserverade tider som inte användes. I stället för att gå till spillo kunde dessa tider stödja ännu fler idrottsutövare.”
”För den kommunala driften var det också mycket relevant att kartlägga om anläggningar stod öppna men outnyttjade – och om resurserna kunde användas bättre på andra håll. Före projektet hade kommunen inte samma databas och kunskapsgrund för att fatta beslut,” förklarar han.
Utnyttjandet ökade med 10 procentenheter på ett år
Systematisk uppföljning av uteblivna bokningar ledde till rättvisare fördelning
Föreningarna blev medvetna om outnyttjade tider
Dialogen med användarna blev konkret och datadriven
”Överblicken har gjort det möjligt för stora föreningar med många medlemmar att optimera sin användning av tider, eftersom de har blivit medvetna om att de inte utnyttjade all sin tilldelade tid fullt ut.”
– Jakob Kloster Pedersen, projektledare, Lyngby-Taarbæk kommun
Under temat ”Mindre slöseri, mer aktivitet” genomfördes en systematisk datainsamling under en 16-veckorsperiod. Bland annat visade den att mer än sju av tio bokade tider inte användes – något som inte stämmer överens med kommunens utmaningar med att stödja de lokala idrottsföreningarna.
”Projektet gav tydliga bevis och bekräftade vår misstanke om att vissa tider inte användes. Det kunde bero på att en tränare blev sjuk eller att en helgmatch ledde till att torsdagsträningen ställdes in. Men eftersom det inte fanns någon formaliserad kultur kring att avboka oanvända tider, så skedde det helt enkelt inte – och dessa tider gick till spillo,” säger Jakob Kloster Pedersen.
Sedan övervakningen inleddes har Jakob Kloster Pedersen och andra medarbetare i förvaltningen haft ett faktabaserat underlag att basera sina diskussioner på.
Ett direkt resultat av projektet är att veckovisa uppföljningar nu genomförs med olika föreningar. Om en bokad tid inte används får de först ett mejl. Om frånvaron fortsätter kontaktar förvaltningen föreningen – och i värsta fall kan de förlora sin tid.
”Tidigare var processen inte systematiserad och det fanns ingen uppföljning – men det gör det nu. Vi kan ta kontakt med en förening på konkret grund, och den användardialogen är avgörande för att skapa verklig förändring. Faktum är att överblicken har gjort det möjligt för stora föreningar med många medlemmar att optimera sin tidsanvändning eftersom de blev medvetna om tider de faktiskt inte utnyttjade,” förklarar han.
Jakob Kloster Pedersen ser också potential inom skolområdet, där mycket tid för närvarande går till spillo.
Skolorna har andra behov och ramar än vanliga fritidsanvändare, vilket innebär att visst bortfall kan förväntas. Men detta kan minimeras genom att titta närmare på skolornas faktiska behov av halltid. Det måste också finnas fokus på att rapportera förändringar, såsom temaveckor, provperioder och liknande. Denna typ av variationer har fått mycket större uppmärksamhet.
Redan nu har utnyttjandet av olika idrottsanläggningar ökat med 10 procentenheter mellan 2021 och slutet av 2022.
Användningen av data säkerställer också en rättvisare fördelning. Om en förening till exempel ansöker om fem timmar men bara använder fyra, får de endast fyra tilldelade.
”Vi har nu en mycket bättre grund för både fördelning och justering. Och om du går in på WannaSport – en portal där du kan se tillgängliga tider – kan du faktiskt hitta attraktiva tider i ’prime time’ idag, inte bara de mindre populära tiderna på lördagskvällar och söndagseftermiddagar.”
De konkreta lärdomarna håller nu på att förankras i de dagliga rutinerna – men arbetet stannar inte där.
Målet är att förbättra ytterligare – till exempel genom bättre kommunikation när tider blir tillgängliga. Det kan vara under lovperioder, som jul och sommar, när aktivitetsnivån vanligtvis sjunker.
Det första steget har varit att kartlägga outnyttjad kapacitet. Arbetet pågår också med att bättre utnyttja lågtrafiktider, som efter klockan 21 eller tidiga lördagsmorgnar, när få är benägna att ägna sig åt fritidsidrott.
”Den utmaningen kräver tydligt att vi tänker utanför boxen. Vi har prövat initiativ som ’öppen hall’ och att bjuda in privatpersoner att delta – och vi kommer att experimentera med liknande idéer så att nya användargrupper blir medvetna om vad vi har att erbjuda.”
Lyngby-Taarbæk kommun ligger norr om Köpenhamn och har knappt 60 000 invånare. Kommunen har ett aktivt föreningsliv och många idrottsutövare inom flera populära sporter. Förvaltningen arbetar aktivt för att säkerställa ett optimalt utnyttjande av de kommunala anläggningarna – både genom datadrivna lösningar och i nära dialog med användarna. Målet är att skapa så mycket aktivitet som möjligt inom de befintliga ramarna.
