Öka utnyttjandegraden och förbättra fördelningen av idrottsanläggningar med digital aktivitetsregistrering i realtid

På många idrottsanläggningar finns det en svag koppling mellan bokningar och faktisk användning. Digital aktivitetsregistrering i realtid ger insikt året runt – till skillnad från manuell registrering, som är tidskrävande, resursintensiv och ofta begränsad till några veckor per år.

Med digital aktivitetsregistrering kan utnyttjandegraden av kommunens anläggningar jämföras mellan områden, anläggningar och olika typer av aktiviteter. Det ger en tydlig översikt över belastningen på specifika anläggningar, till exempel under högsäsong mellan klockan 16 och 21. På så sätt kan man identifiera var det finns outnyttjad kapacitet.

HallMonitor gör det möjligt att samköra aktivitetsdata med information från bokningssystem. Det visar hur många bokade tider som faktiskt används. Vid upprepade frånvarotillfällen kan datan ligga till grund för en dialog med föreningarna.

När förvaltningen dessutom får inblick i vilka aktiviteter som sker i hallarna – exempelvis badminton eller handboll – får den också en kvalitativ förståelse för hur anläggningarna används. Det kan ge underlag för att flytta aktiviteter mellan små och stora hallar för att uppnå bättre balans.

Odense kommun reviderar sina fördelningsprinciper

I Odense kommun i Danmark har digital aktivitetsregistrering lett till att kommunen nu ser över sina principer för tilldelning av halltider.

”Traditionellt har vi fördelat tider till de föreningar som haft dem tidigare, så länge de använt dem. Nu börjar vi titta närmare på rimligheten i dessa principer,” säger fritidskonsulent Rasmus Vestergaard Tander.

Samtidigt har kommunen påbörjat arbetet med framtidens fördelning av tider:

”Nu frågar vi oss: Vilka idrotter behöver stora hallar, och vilka kan flyttas till mindre? Måste fotbollen vara inomhus, eller kan den fortsätta utomhus året runt på våra konstgräsplaner?” förklarar Tander.

Odense kommun har dessutom som mål att optimera samarbetet med grannkommunerna för att nyttja anläggningarna i hela regionen mer effektivt.

Lyngby-Taarbæk kommun: Mer spel på mindre tid

Lyngby-Taarbæk kommun i Danmark har länge haft för få anläggningar i förhållande till efterfrågan. Föreningar hade långa väntelistor, men inga fler halltider att erbjuda.

Med projektet “Less waste, more play” genomförde kommunen 2021 en systematisk aktivitetsregistrering under 16 veckor. Resultatet visade att över 70 procent av bokningarna inte utnyttjades. Genom digital aktivitetsregistrering lyckades kommunen öka utnyttjandegraden av sina anläggningar med 10 procentenheter på bara ett år.

”Vi har fått ett mycket bättre underlag för fördelning och justering. Och som medborgare kan man nu, via portalen Wannasport, hitta attraktiva tider – inte bara lördagskvällar och söndagseftermiddagar,” säger Jakob Kloster Pedersen, projektledare i Lyngby-Taarbæk kommun.

Fem skäl att förbättra utnyttjandegraden med aktivitetsregistrering

1. Tydliga fördelningsprinciper
Det blir möjligt att utveckla fördelningsprinciper som tar hänsyn till säsongsvariationer och olika idrotters behov. Exempelvis kan konstgräsplaner användas längre utomhussäsong, och aktiviteter kan fördelas efter behov av stora eller små ytor.

2. Rättvis tilldelning av tider
Data gör det enklare att tilldela föreningarna de tider de faktiskt behöver – vilket ger en mer rättvis och transparent fördelning.

3. Utrymme för nya föreningar
När nya föreningar söker tider under säsongen kan förvaltningen snabbt se var det finns ledig kapacitet – även i bokade men outnyttjade tider.

4. Fördelning efter geografisk tillhörighet
I många kommuner är trycket större i stadskärnan än i ytterområdena. En analys kan visa om fördelningen är rimlig – och om föreningar kan flyttas närmare sina medlemmar. Samarbete över kommungränser kan också skapa fler möjligheter.

5. Enklare tillgång för övriga invånare
Tillgänglig kapacitet blir synlig och enklare att boka även för dem som inte är medlemmar i en förening – vilket bidrar till mer aktivitet och bättre resursanvändning.